Eine Bestellung — Rechnung, Lieferschein, Auftrag und Unterlagen für den Tierarzt
Die Bestellung kommt einmal an, und alles Weitere entsteht daraus. Die Büroarbeit ist von einem vollen Arbeitstag auf etwa eine Stunde Kontrolle und Freigabe gesunken.
≈ 8 h → ≈ 1 h
Büroarbeit pro Tag, nach Einschätzung des Inhabers
Wie es vorher war
- Bestellungen kamen über die Website, telefonisch und direkt von Stammkunden
- Dieselben Angaben wurden in Rechnung, Lieferschein, Auftrag und Tierarztunterlagen abgetippt
- Aufgaben für die Mitarbeiter, Lieferplan und Stundenerfassung wurden separat geschrieben
- Der Aufwand wuchs so weit, dass eine weitere Vollzeitkraft im Raum stand
Was sich geändert hat
- Büroarbeit von rund 8 Stunden täglich auf etwa 1 Stunde Kontrolle
- Eine zusätzliche Vollzeitkraft war nicht nötig
- Mehr Bestellungen bedeuten nicht mehr proportional mehr Papierkram
- Der Inhaber sieht Bestellungen, Dokumente, Aufgaben, Stunden und Lieferungen an einer Stelle
Was verbunden ist
- 1Bestellung über die Website, telefonisch oder manuell erfasst
- 2Rechnung und Beleg aus denselben Daten
- 3Lieferschein und Arbeitsauftrag
- 4Unterlagen für den Tierarzt
- 5Aufgaben für die Mitarbeiter und Lieferplan nach Routen
- 6Auslieferung und Bestätigung beim Kunden
- 7Ein Archiv, das mit der Bestellung verbunden bleibt
Die Fischzucht verkauft sowohl an Stammkunden als auch über die Website. Jede Bestellung bedeutete früher dieselbe Angabe fünf- bis sechsmal geschrieben: in die Rechnung, den Lieferschein, den Auftrag, die Tierarztunterlagen, die Aufgaben und den Lieferplan. Neben der verlorenen Zeit ist jede zusätzliche Erfassung eine weitere Fehlerquelle.
Wir haben die Anwendung nach dem tatsächlichen Ablauf gebaut, mit einer Regel: Eine Angabe wird nur einmal erfasst. Sobald eine Bestellung eingeht, hat das System bereits Kunde, Produkte, Mengen, Preise und Lieferdaten — und bereitet daraus alle folgenden Dokumente vor.
Automatisierung nimmt dem Menschen die Entscheidung nicht ab. Wo eine Freigabe nötig ist, bereitet das System den Schritt vor, und die verantwortliche Person prüft und bestätigt ihn. Genau das wollte der Inhaber: Kontrolle ohne Abtippen.
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